【公勤原创】浅谈如何使用研发费用辅助账簿

2022-07-01 14:12:00

张宏昌 主任会计师 江苏公勤会计师事务所有限公司 随着高新技术企业认定和维护工作质量的不断提高，人们逐步加强了对研发费用核算规范性的要求，那么就让我们一起来探讨研发费用辅助账究竟是如何设置、如何使用的。 一、 辅助账簿的由来 会计账簿是以会计凭证为依据，由具有一定格式、相互联结的帐页组成，用以连续、系统、全面地记录和反映各项经济业务员的簿籍。 会计账簿如果按照用途分类，可以分为：序时账簿、分类账簿和备查账簿。 序时账簿也称日记账，它是对各项经济业务按照发生时间的先后顺序逐日逐笔进行登记的账簿；分类账簿是对全部经济业务按照会计账户进行分类登记的账簿，又可以分为总账和明细账；备查账簿也称辅助账簿，是对未能在序时账和分类账中未能反映和记录的事项进行补充登记的账簿，主要用来记录一些供日后查考的有关经济事项。 因为辅助账簿只是对总账和序时账中没有记录的内容所作的辅助记录账，所以它的格式、内容可以灵活处理，它与总账、明细账的区别就在于它没有特定规范。 企业一般都有多种辅助账簿，例如租入固定资产登记簿、应收票据备查簿、代管商品物资登记簿、委托加工物资登记簿等等。 二、 账簿登记的基本规则 会计账簿的登记，必须符合现行的法律、行政法规和国家统一会计制度的规定，应当遵循以下基本规则： 1、 会计账簿的登记，必须以经过审核的会计凭证为依据。只有经过审核无误、合法有效的会计凭证登记的账簿，才能够准确、可靠、完整地反映实际发生的经济业务和事项。 2、 会计账簿的登记，必须按照规定的程序进行。包括登记的频率（每天、每周或每月，还是只要发生业务就随时登记）；登记的顺序（一般都是按照时间发生的先后顺序登记）；结账的方式（按期定期结账，还是待项目结束时结账；是否可以跨年登记，还是必须按年更换账簿）；登记的详细程度（是逐笔业务登记，还是汇总后一次性登记）。 3、 会计账簿应当按照规定的内容和方法登记。不论是《企业会计制度》还是企业会计准则，对企业的资产、负债、收入、费用等会计要素直至会计账户，都规定了相应的登记方法，包括计算方法、分配原则、会计专业判断、会计分录以及对应账户等。 4、 会计账簿应当做到账实相符、账证相符、账账相符、账表相符。企业应当定期将会计账簿记录与实物、款项及其有关资料相互核对，保证会计账簿记录与实有数相符、与会计凭证内容相符、总账与明细账以及备查账簿之间相互应证、会计账簿与会计报表有关内容相符。 由此可见，会计账簿的登记时一项严肃的、有规则的管理活动，会计账簿记录的信息是编制会计报表的主要依据，又是重要的经济档案，也是国家财政部门、税务部门依法行政的重要证明材料，其中当然包括辅助账簿，需要企业单位认真、严谨的对待。 三、 研发费用辅助账簿的样式 会计账簿按照帐页的格式，一般分为三种：三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿。三栏式账簿的帐页涉及借方、贷方和余额这三个基本金额，适用于总账、明细账等；数量金额式账簿是指在三栏式的基础上，每一大栏下都要再分设数量、单价、金额等小栏目，特别适用于存货等实物资产等登记；多栏式账簿的帐页格式是根据经济业务的特点和管理的要求，在借方或者贷方栏目下分设若干专栏，特别适用于成本费用和收入类科目的明细核算。 看到这里就非常清楚了，研发费用的辅助账簿格式应当选择多栏式账簿。 会计账簿的帐页不论是什么格式，还有一些基本要素是必须具备的，比如： （1） 账户名称，比如“研发费用-RD01XXX研发项目”； （2） 日期栏，填写经济业务或事项发生或完成的具体时间； （3） 凭证编号，所依据的会计记账凭证的编号，起到索引的作用； （4） 摘要栏，简明扼要地填写经济业务的简要内容； （5） 金额栏，包括借方、贷方和余额栏的具体金额数据。 如果我们看见的帐页缺乏其中一项或几项要素，那么基本上我们不能称其为账簿，顶多是“表格”而已。 所以，笔者认为的研发费用辅助账簿基本账页样式可以参考如下： 研发费用辅助账簿 研发项目编号：XXX 研发项目名称：XXX 记账：XXX 审核：XXX 20xx年 凭证编号 摘要 借方 贷方 余额 月 日 人员人工 直接投入 折旧费 其他费用 委托外部研发费用 现实中我们见到过各式各样的所谓的“研发费用辅助账”，但是如果缺失了上述5个基本要素中的一项或几项，那么都不能被称为严格意义上的辅助账。 四、 研发费用辅助账簿的记账方法 有了这样一个相对统一的研发费用辅助账簿，我们探讨一下应该如何记账，才能更加准确、客观、完整的反映研发费用的实际情况。 1、 一个独立的研发项目，应该单独设立一本研发费用辅助账簿，从这个研发项目的立项获得批准手续开始，按照时间顺序逐笔登记相关的研发费用。 2、 研发费用辅助账簿的登记，与企业正常的会计核算系统（如金蝶、用友等会计软件系统）中记载的研发费用应该保持同步，即只应该有一套记账凭证体系，相同之处是：在辅助账簿中登记的研发费用总额与企业正常会计核算系统中的研发费用总额是相等的； 而不同之处是：辅助账簿登记的业务内容更加详细，比如可以核算到每一个具体的研发项目的金额。 3、 如果研发项目涉及到资本化的，那么应该考虑企业是否遵循《企业会计准则》的规定设置了会计科目“开发支出”，并且需要设置“开发支出辅助账簿”，借方：登记和归集日常发生研发支出，贷方：记录符合资本化条件而转入“无形资产”的部分金额和不符合资本化条件的金额转出成为期间费用“研发费用”，年末余额表示尚未完成的在研项目成本金额。 4、 一张记账凭证的内容，登记在账簿中的一个行次内，而且每一行次应该按不同费用类型分项填写研发费用金额。 5、 直接为某一个研发项目发生的费用，直接登记在对应的费用类型栏目中，间接发生的研发费用需要登记在多个研发项目的辅助账簿中。 6、 对于同一记账凭证涉及多个研发项目的费用的，应该按合理方法在不同研发项目之间分配后填写。合理方法由企业根据实际情况具体确定，比如：人员人工尽量按照研发人员的工时比例分配，折旧费用尽量按照研发活动使用的机器工时比例分配。 7、 研发费用辅助账簿一般情况下既需要年度结账，又需要在项目终结时结账，用以披露不同的金额（分年度的研发费用金额和整个项目的研发费用总额），满足不同的需要。 本文所列示的研发费用辅助账簿仅是一个样本模型，不能适用于全部高新技术企业的实际情况，目的就是给大家一个讨论的对象，抛砖引玉，引发大家更多地参与探讨。